Assistant.e administratif.ve du pôle adoption du service de l'Aide Sociale à l'Enfance

Sous l’autorité hiérarchique du responsable du pôle adoption, l’agent ainsi recruté assurera les missions de suivantes :

 - Assurer le secrétariat du service adoption en lien avec l'équipe.

- Veiller au respect des échéances réglementaires (commissions d’agrément, rapports de suivi, conseil de famille).

- Accueillir, renseigner ou orienter le public en particulier les candidats à l’agrément pour adopter.

- Assurer un rôle de correspondant départemental de l’AFA.

- Assurer l’accueil des personnes qui désirent consulter leur dossier.

- Assurer la gestion administrative des dossiers des enfants pupilles de l’État et l’organisation des synthèses

- Assurer le secrétariat général ASE en l’absence de l’Assistante de Direction du service de l’ASE.

- Assurer le serétariat et le suivi de la Commission d’Examen du Statut et de la Situation des Enfants Confiés au service de l’A.S.E

Tâches secrétariat – Missions générales

-  Accueil téléphonique et physique des personnes s’adressant au pôle.

-  Mise en page du courrier pour l’ensemble des missions du pôle.

- Rédaction des compte rendus, organsation des réunions et tenue des plannings

- Tenue de la documentation relative à l’adoption afin que celle-ci soit accessible à toute l’équipe.

 Concernant les agréments adoption

- Vérification des demandes d’agrément en vue de leur instruction.

- Participations aux réunions d’informations collectives en amont de la demande d’agrément.

- Mise en page des rapports soumis à la  commission d’agrément en vue d’adoption.

- Coordination avec l’A.F.A sur les dossiers des candidats de la Vienne.

- Suivi et mise à jour des dossiers des candidats à l’adoption.

Concernant les enfants pupilles de l’État

- Gestion administrative et informatique des dossiers des enfants pupilles de l’État.

- Coordinations avec le Conseil de famille pour tous les dossiers des enfants pupilles.

   Consultation des dossiers

- Recherche et demande de dossiers aux archives départementales.

 - Tenue à jour le tableau de consultations de dossiers.

 - Réalisation des copies demandées par les usagers et les leur transmettre.

    Secrétariat général ASE en lien avec l'assistante de direction

- Mise en page de documents, (compte rendus, à enlever), courriers plus particulièrement pour les Référents Etablissements.

- Gestion des communications téléphoniques et du courrier « arrivée » en relais (absence) du secrétariat général du service.

Secrétariat CESSEC (Commission d'examen de la situation et du statut de l'enfant confié)

- Assurer le secrétariat de la CESSEC ainsi que la coordination avec les territoires et les partenaires.

- Préparation de la commission et suivi de son activité (tableaux de bord et bilans)

- Capacités rédactionnelles

- Connaissances législatives, règlementaires et des procédures dans le domaine de la protection de l’enfance

- Connaissance de la réglementation et des procédures en matière d’adoption.

 - Maîtrise des outils informatiques (WORD, EXCEL…).

- Maîtrise des logiciels métiers

- Maîtrise des techniques de gestion de dossiers (organigramme, procédure, tenue des dossiers, classement, archivage..).

- Sens de la communication et des relations humaines

- Sens du travail en équipe

- Sens de l’organisation et rigueur

- Qualités d’accueil et d’écoute

- Capacité d’autonomie et esprit d’initiative

Résidence administrative : Siège de la DGAS - Poitiers

Le poste est soumis au secret professionnel comme participant aux missions de l’Aide Sociale à l’Enfance (Article L 221-6 du CASF).

Pour toute information complémentaire :

Coralie BORDEAU, Chargée de l'emploi et des compétences 05.49.55.66.31