Assistant de direction au sein de la Direction des Technopoles et des Sites du Futuroscope (F/H)

La Direction a pour missions :

1) Technopole du Futuroscope : commercialisation du site (terrains/bâtiments) / définition des grands axes directeurs du schéma d’aménagement de la zone / Gestion des bâtiments appartenant au département, du réseau d’eau et d’assainissement du site, de la boucle locale haut débit / Assurer la maîtrise d’ouvrage et la conduite d’opérations pour la réalisation des aménagements de type urbain et des bâtiments / Participer à l’élaboration des documents d’aménagements urbanistiques ;

2) Technopole du Vigeant : Entretien/maintenance de la zone et du bâti départemental ;

3) Parc du Futuroscope : Programme Grosses Réparations / Suivi du Plan de Développement du Parc et notamment Futuroscope 2 / interlocuteur du parc;

4) Palais des Congrès Futuroscope : Programme Grosses Réparations / interlocuteur du palais des congrès.

5) Arena Futuroscope : Interlocuteur de l’exploitant / volet traitement des flux financiers durant 30 ans en lien avec la direction Financière.

Placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur et directement rattaché à lui, l'agent assure les missions suivantes :

- Apporter une aide permanente au Directeur en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.

- Piloter certains dossiers spécifiques et en assurer dans ce cadre le suivi administratif et comptable des commandes. 

• Assurer le secrétariat du Directeur : correspondances, notes, rapports d’activités, classement, gestion de l'agenda et des mails du Directeur ;
• Établissement des bons de commande dans le logiciel Astre le cas échéant et assurer l’engagement sous le logiciel Astre des dépenses (hors-marché) le cas échéant ;
• Vérifier les parafeurs avant transmission au directeur et suivi (lecture des courriers, corrections, suivi…) ;
• Participer au reporting de la direction / organisation des réunions de service / rédaction de compte-rendu ;
• Elaborer à la demande du directeur des dossiers spécifiques et en assurer le suivi administratif et comptable,
• Assurer le rôle de référent « fournitures ».
• Mise en forme et suivi des rapports CP, DM, BP et OB
• Gestion du courrier départ et arrivée
• Gestion des commandes de billets de train
• Accueil physique et téléphonique (standard de la Direction)
• Piloter certains dossiers en direct avec le directeur

Savoirs : 

-  Notions d’organisation et de gestion du temps. 

-  Fonctionnement des services de la collectivité. 

-  Règles de l’expression orale et écrite de qualité. 

-  Logiciels de bureautique et progiciels de la collectivité (Local Trust MPE, ASTRE GF, ACADE…)  

-  Connaissance des procédures de la Commande Publique. 

-  Connaissance des règles comptables (engagement, imputation, liquidation, gestion des enveloppes de crédits…). 

-  Connaissance du cadre juridique et des procédures comptables des collectivités 

Savoir-faire liés aux activités du poste : 

-   Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers. 

-   Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers. 

-   Organiser le classement et l’archivage des dossiers du directeur. 

-   Gestion des commandes de fournitures, papier et consommables de la direction. 

-   Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur. 

-    Autonomie et réactivité. 

-    Forte capacité au reporting et sens des priorités. 

-    Aptitude à rédiger. 

-    Maîtrise de l’outil informatique indispensable. 

•   Aptitude à travailler en équipe.
•   Sens du service public, discrétion, diplomatie.
•   Esprit d’analyse et de synthèse, rigueur, organisation et méthode.
•   Capacité à communiquer avec de nombreux interlocuteurs, dans le souci constant des intérêts de la collectivité/direction
•  Capacité à partager un espace de travail.
•  Qualités d’écoute
• Etre rigoureux dans la conduite des dossiers.
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Sens de la rigueur
• Aptitude à rendre compte (reporting, état de situation, compte-rendu de réunions…)
• Faire preuve d’autonomie

Poste à temps complet

Résidence administrative : Chasseneuil du Poitou

Restauration : attribution de titres restaurant

Pour toute information complémentaire :

Coralie BORDEAU, Chargée de l'emploi et des compétences 05.49.55.66.31