ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Gestion du secrétariat du Directeur Enfance Famille :

-          Accueil téléphonique

-          Prise de messages, organisation de rendez-vous, de réunions, gestion d’agenda et déplacements

-          Gestion du courrier arrivée et départ

-          Rédiger et saisir des courriers, notes, rapports et compte rendu de réunions

-          Gestion du temps de travail sur l’application dédiée

-          Suivi des fiches hebdomadaires des services

-          Mise à jour des organigrammes de la direction

-          Suivi administratif des stagiaires de la direction

-          Transmettre les frais de déplacements à la signature du directeur

-          Organiser des évènements, colloques, formation : réservation de salles, coordination de l’organisation matérielle avec les services dédiés, convocations, états de présence…

-          En binôme avec le secrétariat ASE :

-          Remplissage du tableau de rémunération des astreintes en lien avec le secrétariat ASE

-          Mise à jour du tableau de gestion des places ASE

-          Etablir le tableau hebdomadaire des capacités des établissements pour l’astreinte ASE

-          Téléphone lors des absences

 Missions relevant du service des établissements et du schéma de l’enfance

-          Accueil téléphonique

-          Prise de messages, organisation de rendez-vous, de réunions, gestion d’agenda et déplacements

-          Gestion du courrier arrivée et départ

-          Gestion du temps de travail sur l’application dédiée

-          Rédiger et saisir des courriers, notes, rapports et compte rendu de réunions

-          Organisation matérielle pour les nouveaux arrivants : informatique, fournitures….

-          Saisir les rapports présentés aux élus sur le logiciel dédié

-          Informe les établissements, lieux de vie et d’accueil et services de changements de réglementation et informations générales, en lien avec la responsable du service

-          Suivre l’activité mensuelle des établissements et services

-          Organiser les appels à projet

-          Traiter des demandes de subventions : analyse des demandes, rédaction des rapports, suivi des conventions, en lien avec la responsable du service été le Directeur Enfance Famille

-          Traiter les demandes d’extrait de casier judiciaire des salariés des établissements et lieux de vie et d’accueil

-          Suivi du dépôt des Evènements Indésirables Graves

-          Présenter les arrêtés et conventions au contrôle de légalité et les diffuser

-          Etablir le tableau hebdomadaire des capacités des établissements pour l’astreinte ASE

-          Prend en charge l’archivage des dossiers du service, en lien avec les autres agents

-          Organiser les séances de l’Observatoire Départemental de la Protection de l’Enfance : réservation de salles, coordination de l’organisation matérielle avec les services dédiés, convocations, états de présence…

-          Bonne maitrise de l’outil informatique, principalement word, excel, power point

-          Connaissance des collectivités locales appréciée

-          Accueil téléphonique et accueil physique des partenaires

-          Rigueur et organisation

-          Sens des responsabilités

-          Qualités relationnelles et discrétion

-          Capacité à travailler en équipe

-          Résidence administrative : 39, rue de Beaulieu- Poitiers

-          Poste à temps plein

-          Bureau partagé

-          Horaires habituels de travail

-          Restauration collective sur place

-       Déplacements ponctuels possibles sur le territoire départemental

Pascale BOUHET, chargée de recrutement et de gestion des emplois temporaires (pbouhet@departement86.fr)